为了进一步加强和规范学校外事接待工作，促进我校国际交流与合作工作的发展，根据国家有关政策、法规的规定，结合我校实际，特制订本管理办法。

一、外事接待工作的归口管理

学校国际交流处是我校外事接待工作的归口管理部门，负责受理校内各单位外事接待活动的申请；审核外事接待计划并报请主管校领导审批；协助并协调外事接待计划的落实。

二、外事接待工作的审批

上级指定接待和以学校名义邀请的外宾，由国际交流处负责制定接待计划；校内各单位邀请的外宾，由各邀请单位负责制订接待计划。

邀请单位需填写《天津商业大学涉外接待活动登记表》（见附件），报国际交流处审核、备案，国际交流处于接到登记表三个工作日内负责上报主管校领导审批并反馈给邀请单位。

外宾专程来访，有关部门应提前两周向国际交流处提交登记表；如需我校发正式邀请，应于外宾到访前一个月提交登记表；外宾顺道来访，应提前一周提交登记表。

外国政要、外国使（领）馆官员以及国外传媒人员来访，需由国际交流处提前一个月上报天津市政府外事办公室审查批准后方可执行。

三、外事接待工作的具体实施

（一）学校层面的接待

1．学校层面的接待系指涉及到学校层面或涉及到若干个学院、部门的外事接待。

2．学校层面的接待由国际交流处统筹安排，邀请校领导和相关部门领导出席；若涉及讲座、参观、座谈等事宜，校内各部门应积极予以协助。

（二）学院、部门层面的接待：

1．学院或部门层面的接待系指接待任务主要涉及单个学院或部门的外事接待。

2．国外团体或个人直接与校内各单位联系的来访活动，由该单位负责接待，国际交流处予以协助；国外团体或个人直接与国际交流处联系的，属学院、部门层面的外事接待，由国际交流处征求校内相关单位的意见，如相关单位同意接待，则由该单位负责安排接待，国际交流处予以协助。

3．如需邀请校领导出席，需提前一周提交接待计划，（包括来访目的、来访者背景材料、日程安排）由国际交流处邀请校领导出席，如需校领导致辞，由接待学院、部门负责准备初稿。

（三）外事接待过程中双方所商谈的具体事宜，各相关单位应安排专人跟进落实。

（四）如涉及签订合作协议，需提前报国际交流处审核，如属学院、部门层次的合作，经学校领导授权，可由学院、部门负责人签署。

四、外事接待工作的总结汇报

接待单位在完成外事接待任务两周内，向国际交流处提交接待工作总结报告及相关材料，由国际交流处报主管校领导审阅并统一归档。

五、外事接待工作的费用管理

原则上，学校层面接待外宾的费用由学校支付，校内各学院、部门层面接待外宾的费用由各学院、部门支付。

外宾的接待费用、宴请规格和赠送外宾的礼品应按照国家规定执行，不得超标准、超预算；私人赠送礼品的费用由个人负担。

六、注意事项

参加外事接待的人员应仪表端庄稳重、言谈举止大方、热情周到、有礼有节、不卑不亢，要保证安全并注重工作效率。在接待过程中应遵守国家有关外事接待工作的规定和国家有关保密规定。各单位在接待过程中发现问题要及时向有关校领导汇报，并在第一时间通知国际交流处。

七、港澳台客人来访接待工作参照本管理办法执行。

本管理办法自颁布之日起执行，由国际交流处负责解释。 

                                       2014年2月28日